Bij de door TBCH georganiseerde events worden bij aanmelding vooraf de aangeboden faciliteiten afgerekend. Denk bijvoorbeeld aan overnachtingen, diners/bbq en lunches bij chapterweekenden. En aan lunches, koffie/gebak en ijsjes bij ride outs. Bij de chapterweekenden stuurt de treasurer/penningmeester daarvoor tot nu toe een betaalverzoek, bij ride outs gebruiken we inmiddels de webshop om vooraf te bestellen en af te rekenen. Dat maakt het gemakkelijk en overzichtelijk, zowel voor onze leden als voor de treasurer/penningmeester als voor de hotels/restaurants en andere partijen met wie we afspraken maken en afgerekend moet worden.
Aangezien we vooraf afrekenen kan het gebeuren dat er bij annulering ook weer terugbetaling of verrekening moet volgen. We merken dat dit bij de hotels/restaurants etc. die we reserveren steeds lastiger wordt. We moeten langer van tevoren boekingszekerheid geven en bij ride outs willen restaurants vaker vooraf de groepsgrootte bevestigd zien, zodat ze daarmee in verband met personele inzet en kosten rekening kunnen houden.. Daarbij vragen ze inmiddels ook steeds vaker gehele of gedeeltelijke vooruitbetaling. Waar dat niet gevraagd wordt of geen annuleringsregeling geldt, is het juist vaak weer lastig om met een grote groep te komen en dat beperkt ons weer in de opties.
Dus… Om de mogelijkheden niet te beperken en om onduidelijkheden te voorkomen, hebben we besloten om met ingang van 1 juli 2023 een aanmeld- en annuleringsregeling voor TBCH-events te maken. Deze luidt als volgt:
- Aanmelden voor alle betaalde (onderdelen van) events geschiedt door bestelling en betaling via de webshop. Nieuwe events worden daar als webshop item aangeboden. Let op: als je meegaat met een ride out en niets hoeft te bestellen, hoef je je niet via de webshop aan te melden, het gaat hier om bestellingen waarvoor moet worden betaald.
- Een aanmelding is dus officieel bij afronding van het bestel- en betaalproces in de webshop. Dat kan eventueel een deelbetaling zijn (bij grotere reizen bijv.).
- Annulering van events kan alleen via een email aan bestuur@bridge-chapter.nl.
- Restitutie van betaling:
- bij annulering van een chapterweekend tenminste 45 dagen voor de eerste dag van het event: 100% (geen annuleringskosten).
- bij annulering van een chapterweekend korter dan 45 dagen voor de eerste dag van het event, maar tenminste 30 dagen voor de eerste dag van het event: 50% (50% annuleringskosten).
- bij annulering van een chapterweekend korter dan 30 dagen voor de eerste dag van het event: 0% (geen restitutie, 100% annuleringskosten).
- bij annulering van overige betaalde onderdelen van events zoals lunches etc. bij ride outs: restitutie 100% bij annulering tenminste 3 dagen voor het event, bij annulering later geen restitutie.
- het restitutiebedrag wordt binnen 7 dagen na annulering terugbetaald op de rekening waarvan het is betaald.
- De reservering overdragen aan (een) ander(en) is alleen mogelijk in overleg met de Activity Officer.
- De reservering op een ander moment gebruiken is niet mogelijk.
- Coulance wordt alleen verleend bij bijzondere omstandigheden door de Activity Officer.